APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

Pemrosesan Order Penjualan

KET.

PD = Piutang Dagang BB = Buku Besar

PNGHN = Penagihan OP = Order Penjualan

PGRMN = Pengiriman CUSTM = Pelanggan

KUNCI ARUS DATA

1. Order 8 . Pengiriman

2. Order Penjualan 9 . Nota Pengiriman

3. Order Penj. di ACC 10. Faktur

4. Order Pengiriman 11. Memo Pemindahbuku

5. Slip Pengepakan 12. Voucher Jurnal

6. Memo Penagihan 13. Pengendalian Total

7. Nota Pengiriman

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian.

Sistem Piutang dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu

a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.

b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.

Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga

mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.

Arus Transaksi dalam Piutang Dagang

a. Penerimaan Kas

b. Penagihan

c. Piutang Dagang

d. Kredit

e. Buku Besar

Retur dan Potongan Penjualan

Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah

transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.

Penghapusan Piutang dagang

Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen

penagihan.
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga  (PH)
2. Order Form  (OF)
3. Memo 
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
   1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
   2. 3 Tembusan langganan
   3. 4.  Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
   1. 1. Invoice
   2. 2. tembusan Piutang
   3. 3. tembusan Jurnal
   4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

• Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

• Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

• Melakukan konsolidasi

Sasaran

• Automatisasi  system akuntansi Penjualan
  • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
  • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
  • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
  • Dll

Waktu yang diperlukan

• Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

• Konsultan/dokumentasi
• Programmer                            
• Pelatihan                                  

Uraian Prosedur Penjualan

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
   1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
   2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
   3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar

Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

Jenis Sistem Order Penjualan

1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap

Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.

2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap

Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.

3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah

Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.

Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan

A. Pengumpulan data

Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form.  Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.

B. Pemrosesan awal data

Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.

C. Pemrosesan lanjutan

Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).

Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.

Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.

Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.

D. Update file yang bersangkutan

File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.

Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.

E. Tahap Pelaporan

Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.

SIKLUS PIUTANG

Fungsi terkait :

1.  Penerimaan kas

2.  Penagihan

3.  Piutang Dagang dan Buku Besar

4.  Kredit

Penerimaan kas

Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.

Penagihan

Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.

Piutang Dagang

Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).

Kredit

Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.

Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang

1.  Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.

Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.

2.  Penghapusan piutang

Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.

Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.

  Deskripsi kegiatan :
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian :
1. fungsi gudang, bertanggung jawab :
- mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang
- menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. fungsi pembelian, bertanggung jawab :
- memperoleh informasi mengenai harga
- menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
- mengeluarkan order pembelian kepada pemasok dipilih
3. fungsi penerimaan, bertanggung jawab :
- melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang diterima dari pemasok
- menerima barang yang diretur oleh pembeli
4. fungsi akuntansi, bertanggung jawab :
- menerima faktur tagihan dari pemasok
- mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar

jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian :
1. prosedur permintaan pembelian
2. prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3. prosedur order pembelian
4. prosedur penerimaan barang
5. prosedur pencatatan utang
6. prosedur distribusi pembelian
informasi yang diperlukan manajemen dari sistem akuntansi pembelian :
1. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
2. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
dokumen yang digunakan :
1. surat permintaan pembelian, dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :
a. surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tsb dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tsb dalam dokumen.
c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tgl penerimaan barang yang diharapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4. laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. surat perubahan order pembelian

6. bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang digunakan :
1. register bukti kas keluar (voucher register)
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan

E.     Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Salah satu fungsi SIA adalah mendukung kinerja efektif berbagai aktivitas bisnis organisasi secara efisien memproses data transaksi. Ada tiga aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran:

1.      Pemesanan Barang

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli. Kelemahan dalam fungsi pengendalian persediaan dapat menimbulkan masalah besar.

Tujuan utama dari proses pembelian adalah untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan mempertahankan pemasok yang memadai untuk semua bahan baku yang dibutuhkan.

2.      Menerima dan Menyimpan Barang

Aktivitas utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manajer gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut.

Tujuan utama dari fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi tanda terima persediaan yang dipesan, dan untuk menjaganya dari kehilanagn atau pencurian.

3.      Membayar Barang dan Layanan

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar. Kasir, yang bertanggung jawab pada bendahara, bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Tujuan utama menyetujui dan membayar faktur dari vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang dipesan dan diterima, serta untuk menjaga kas.

 Siklus Pengeluaran

Ø  Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Ø  Tujuan siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis.

Ø  Namun tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Ø  Sistem Pengeluaran Kas

o   Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian.

o   Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkiran kewajiban tersebut.

o   Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Ø  3 aktivitas dasar dalam pengeluaran

o   Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

o   Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

o   Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Ø  Transaksi dan dokumen

Ø  Transaksi	Ø  Dokumen
Ø  Pengeluaran Kas	Ø  Cek
Ø  Retur Pembelian	Ø  Memo debit
Ø  Retur Pembelian	Ø  Dokumen/nota pembayaran biaya
Ø  Pembelian Kredit	Ø  Permintaan pembelian Ø  Pesanan penerimaan Ø  Laporan penerimaan barang Ø  Voucher

Ø  Pengendalian Siklus Pengeluaran

Aktivitas Pengendalian	Pemrosesan Penjualan	Penerimaan Kas
Otorisasi transaksi	Pengendalian persediaan	Bagia utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pemisahan penugasan	Pengendalian persediaan dipisahkan dari dipisahan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar.	Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar
Supervisi	Bagian penerimaan
Catatan akuntansi	Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan	File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Akses	Keamanan fisik aktiva. Batas akses hanya ke catatan akuntansi di atas	Keamanan yang memandai atas kas. Batas akses ke barbagai catatan akuntansi di atas
Verifikasi independen	Bagian utang dengan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut	Peninjauan akhir okeh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler

Ø Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.

• Contoh Memo Debit atau Nota Debit

 Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit

Ø Flowchart Retur Pembelian

Ø Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

o  Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.

o  Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.

o  Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.

o  1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.