PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

4.1. Kebutuhan akan pengendalian

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

4.2. Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.

Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.

Komunikasi
Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.

Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :
1. Sistem informasi organisasi
2. Struktur pengendalian internal organisasi
3. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
4. Kualitas kinerja personel organisasi

4.3. Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
1. Perencanaan organisasi pemrosesan data
2. Prosedur operasi secara umum
3. Karakteristik pengendalian peralatan
4. Pengendalian akses data dan peralatan
Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
1. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
2. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
3. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
1. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
2. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
3. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

4.4. Etika dan Struktur Pengendalian

 a. Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAl

• Pengertian Kas

Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan . Selain itu, banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian internal (Internal control) yang baik atas kas.
Pengertian Kas menurut PSAK No.2 : SAK (IAI,2004,hal.2.2):
“Kas terdiri dari :Saldo kas(cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah inverstasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek, dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) tahun 1994:
“Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.”
Menurut Sukrisno Agoes (2004,153):
“Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.”
Menurut Zaid Baridwan (1996,93):
“Kas adalah aktiva lancar yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar, sehingga tidak terjadi “Idle cash”
Dari pengertian diatas maka dapat kita simpulkan pengertian kas adalah: “Kas adalah aktiva lancar perusahaan yang siap digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan dan dapat dengan mudah diselewengkan sehingga harus dijaga agar tidak terjadi Idle Cash”.

• Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian Internal merupakan suatu usaha yang dilakukan perusahaan dalam mengarahkan jalan usahanya agar tetap bergerak sesuai dengan tujuan dan program dari perusahaan dengan berorientasi ke dalam perusahaan itu sendiri.
Menurut Mulyadi, Sistem Pengendalian Internal adalah:
“Struktur organisasi,metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Menurut Bambang Hartadi, (1993,3) Sistem Pengendalian Internal adalah:
“Sistem Sosial yang mempunyai wawasan dalam organisasi perusahaan, terdiri dari kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik, dan dokumentasi orang-orang yang berinteraksi satu sama lain.”
Dari Ketiga pengertian diatas maka dapat kita simpulkan pengertian Pengendalian Internal adalah: “ Suatu usaha atau system social yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efisiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen. 

• Elemen Pengendalian Internal

Elemen-elemen yang harus diterapkan dalam pengendalian internal agar dapat efektif dengan baik adalah sebagai berikut:
1) Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur Organisasi mengkontribusikan pada lingkungan pengendalian internal yang baik. Hal ini karena adanya kerangka yang menyeluruh untuk perencanaan, koordinasi dan pengendalian operasi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
Organisasi dan karyawan yang mutunya sesuai dengan unit produksi.

• Tujuan Pengendalian Internal terhadap Penerimaan dan pengeluaran

kas
Tujuan diterapkannya pengendalian internal pada penerimaan dan pengeluaran kas adalah Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas kas serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Selain itu, tujuan pengendalian internal atas kas adalah melindungi kas dari hal-hal yang dapat merugikan .

Manajemen merancang SPI yang efektif dengan 4 tujuan pokok:
1. Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana
Secara berdaya guna dan berhasil guna.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

•  Pentingnya Pengendalian Internal

Pentingnya Pengendalian Internal bagi perusahaan dipengaruhi oleh struktur pengendalian internal pada perusahaan meliputi:
1) Luas dan ukuran entitas perusahaan yang sangat kompleks . Hal ini mengakibatkan manajemen harus percaya pada laporan –laporan serta analisis-analisis untuk operasi pengendalian yang efektif.
2) Pengecekan dan penelaahan melekat pada SPI yang baik. Hal ini mempunyai arti bahwa SPI mampu mencegah kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan penyimpangan yang terjadi.
3) SPI dapat dipraktekkan oleh akuntan pemeriksa untuk mengaudit perusahaan dengan biaya yang terbatas.
Bagi perusahaan, SPI dapat digunakan lebih efektif untuk mencegah penggelapan atau penyimpangan. Dengan kata lain, memberikan kepastian bahwa penggelapan laporan keuangan dapat tercegah atau “subyek deteksi awal”.

• Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal

Dengan cara bagaimana manajemen mencapai tujuan pengendalian internal? Manajemen bertanggungjawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untu mencapai tiga tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut menurut Warren, Reeve, & Fees (1999,184) adalah sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.

2. Penilaian Resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :

- Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi.

- Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengkapan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi.
Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepada berbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas. Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.

- Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi
Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangikemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha.

- Prosedur pembuktian dan pengamanan
Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.

4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.

5. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya, manajemen menggunakan informasi dari Financial Accounting Standarts Board (FASB) atau dari Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) serta Bapepam untuk menilai dampak dari perubahan standar pelaporan yang mungkin akan terjadi.

•  Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal

Sistem Pengendalian Internal mempunyai keterbatasan yang melekat padanya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut adalah:

1. Kesalahan dalam pertimbangan
Sering kali, manajemen dan personal lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lain.

2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi
Maksudnya, pengendalian tidak dapat diterapkan pada transaksi yang non rutin, seperti kejadian luar biasa, bonus, dll.

•  Sistem Penerimaan Kas

Sistem Pengendalian Internal pada perusahaan dagang, sumber penerimaan kasnya berasal dari penjualan barang-barang yang dihasilkan. Pada perusahaan dagang, hasil penjualan dari barang-barang yang dihasilkan, dimasukkan ke dalam kas perusahaan yang selanjutnya disimpan oleh perusahaan yang nantinya digunakan untuk keperluan perusahaan.
Adapun tahapan-tahapan sistem penerimaan kas pada perusahaan dagang adalah diawalin dari kegiaatan umum perusahaan penjual barang dagangannya. Bagian Kasir kemudian mengolah atau memasukkan data penjualan barang dagangan ke dalam mesin kasir. Setelah kegiatan penjualan barang dagangan selesai, selanjutnya bagian kasir mengumpulkan bukti-bukti penerimaan kas berupa bon hasil penjualan barang dagangan pada hari itu. Setelah terkumpulnya bukti penerimaan kas, bagian kasir menghitung hasil penjualan barang dagangan yang terdapat didalam mesin kasir. Bagian Kasir kemudian mengumpulkan bukti-bukti penerimaa kas dan hasil penjualan barang dagangan dan disetorkan ke bagian Fiance pada hari tiu juga.
Tugas bagian Finance menerima hasil penjualan barang dagangan yang disetorkan oleh Kasir disertai bukti penerimaan kas atau bon. Bagian Finance menghitung kembali total penerimaan kas dan dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas perusahaan. Selanjutnya, bagian Finance menyetorkan hasil penjualan barang dagangan atau penerimaan kas ke Bank ke dalam rekening perusahaan.

•  Sistem Pengeluaran Kas

Sistem Pengeluaran kas perusahaan dilakukan untuk kepentingan kegiatan perusahaan. Untuk membiayai kegiatan, baik yang ritin maupun tidak, maka perusahaan melakukan pengeluaran kas. Pada perusahaan dagang, pengeluaran kas yang utama adalah pembelian bahan baku atau barang dagangan.
Tahapan-tahapan pengeluaran kas pada perusahaan dagang antara lain, apabila perusahaan hendak mengelurakan kas, maka terlebih dahulu harus mengeluarkan bukti pengeluaran kas berupa cek untuk diajukan kepada pejabat yang berwenang. Sealnjutnya, setelah diajukannya bukti pengeluaran kas atau cek, pejabat yang berwenang tersebut mengambil keputusan yaitu disetujuinya pengeluaran kas dengan cara ditandatanganinya bukti pengeluaran kas tersebut. Setelah terjadinya pengeluaran kas oleh perusahaan, pengeluaran kas dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Bukti pengeluaran kas yang telah digunakan selanjutnya disimpan ke dalam dokumen permanen agar mencegah terjadinya penyalahgunaan kas yang dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan.

KESIMPULAN
Dari hasil penelitian terhadap sistem pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan membutuhkan adanya pengendalian internal, khususnya dalam menangani kas perusahaan karena kas perusahaan adalah aktiva yang sangat mudah untuk diselewengkan. Dengan adanya pengendalian internal, maka kas akan sulit untuk disalahgunakan serta terciptanya keamanan aktiva perusahaan.