TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik Dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

 Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam Auditing

Sebagian besar penugasan auditing dibagi dalam dua komponen dasar. Komponen pertama, biasanya disebut audit intern, bertujuan menetapkan tingkat struktur pengendalian intern yang dapat diandalkan organisasi. komponen kedua yaitu audit laporan keuangan, meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.

   

-> Evaluasi Struktur Pengendalian Intern, yaitu kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
- Pengawasan Lingkungan
- Sistem Akuntansi
- Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

-> Pengujian Ketaatan, yaitu untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

-> Kertas Kerja yang dimaksud kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem :

1. Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi faktafakta. Teknik sistem yang digunakan :

» Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. Teknik sistem yang digunakan:

» Bagan arus system

» Diagram aliran data

» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program

» Pencabangan dan tabel keputusan

3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standarstandar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam pengembangan system

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu:

Dipandang dari metodologi yang digunakan:

- Pendekatan Klasik (Classical Approach)
mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.

- Pendekatan Terstruktur (Structured Approach)
menyediakan sistem tambahan berupa alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

Dipandang dari sasaran yang dicapai:

 
- Pendekatan Sepotong (Piecerneal Approach)
merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja, tanpa memperhatikan posisi dan sasaran keseluruhan organisasi.

- Pendekatan Sistem (Systems Approach)
memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem:

 
- Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)
dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.

- Pendekatan Atas Turun (Top Down Approach)
dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategis. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan informasi, kemudian turun ke proses trasaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur dan kontrol.

Teknik-Teknik Sistem

1. Teknik bagan arus merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah     diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagas arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-symbol standar dan penggunaan konvensi.

2. Teknik narasi, Teknik inisering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta diperusahaan wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analisis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analisuntuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi, wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

3. Bagan Arus Dokumen, yaitu bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart :

 
a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

4. Bagan Arus Program, yaitu bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

simbol-simbol dalam teknik sistem

Simbol-Simbol Bagan Arus
Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagan arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan konvensi.

A Simbol Flowchart

ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :

1.      Symbol dasar, symbol ini mencakup :

-     Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

-     Symbol proses menggambarkan setiap fungsi pengo lahan data

-     Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan informasi dan operasi  yang harus dijalankan.

-     Symbol anotasi (komentar), menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan  symbol yang diberi komentar.

2.      Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.

-          Symbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards, file of cards dsb.

-          Symbol penyimpanan online menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online

-          Symbol input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan

-          Symbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

-          Symbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

3.      Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi

-          Symbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai  alternative jalur  operasi yang tersedia.

-          Symbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.

-          Symbol persiapan menggambarkan mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.

-          Symbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

-          Symbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

4.      Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

-          Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain

-          Symbol terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi

-          Symbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi  yang simultan. 

-          Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.

 bagan arus analitis, dokumen dan distribusi formulir

Penggunaan Simbol Dalam Bagan Arus

Simbol-simbol digunakan dalam bagan arus untuk menggambarkan fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentsikan dengan garis yang ditarik di antara symbol-simbol. Simbol dalam flowchart digunakan untuk menggambarkan fungsi suatu informasi atau fungsi sistem yang lain.
 

Diagram IPO dan HIPO

 
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

Bagan Arus Sistem Dan Program

 
Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem.

Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

Diagram-Diagram Aliran Data Logis (DFD)

 
Penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem. Analisis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem/programer. Terdapat empat simbol.
Nama Simbol Makna
Terminatior
Menggambarkan sumber dan destinasi data
Proses
Tugas atau fingsi yang harus dijalankan
Simpanan Data
Simpanan data
Arus data
Saluaran komunikasi
 

Diagram-diagram Aliran Data Logis Dan Analisis Terstruktur

 
Beberapa hal mengenai pembuatan DFD adalah:
 DFD hanya terdiri dari simbol-simbol DFD
 Setiap simbol DFD termasuk setiap garis aliran, akan diberi label
 Aliran logika harus jelas, dengan seluruh sumber dan tujuan data tampak dalam DFD
Jika analis merasa puas bahwa seluruh modul utama telah teridentifikasi, analisis terstruktur dilanjutkan melalui perbaikan lebih jauh atas setiap modul pemrosesan utama. Pemekaran dapat terus dilanjutkan sesuai dengan kebutuhan.

Bagan Arus Analitis, Dokumen, dan Distribusi Formulir

 
Bagan arus analitik, arus dokumen dan distribusi formulir digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem.
Bagan arus analitis serupa dengan bagan arus sistem dalam tingkat rincian dan teknik. Aliran pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis aliran. Bagan arus analitis mengidentifikasi seluruh proses penting dalam sebuah aplikasi, dan menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang memiliki pengendalian.
Bagan arus dokumen serupa dengan hal format dengan bagan arus analitis tetapi lebih sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang ada pada gambar. Singkatnya, simbol yang digunakan adalah simbol dokumen, sisanya hanya digunakan untuk menambah kejelasan. Tujuannya adalah melihat setiap dokumen yang digunakan dalam sistem aplikasi dan mengidentifikasikan titik mulai, distribusi dan disposisi.
Bagan distribusi formulir lebih menekankan pada penerima suatu formulir. Formulir ini direpresentasikan dengan simbol, foto yang diperkecil dari formulir itu sendiri, atau sekedar deskripsi.
 

Teknik-Teknik Naratif

Teknik narasi sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.
 

 Analisis Pemanfaatan Sumber Daya

Analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.
 

Teknik-Teknik Analisis Keputusan

a. Tabel Pencabangan Dan Keputusan
Tabel pencabangan dan keputusan digunakan terutama oleh para ahli pengembangan sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam progran komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus keputusan. Dalam kasus itu dapat digunakan untuk menggambarkan fungsi keputusan. Tabel memuat pernyataan keputusan yang akan dibuat, daftar kondisi yang dapat timbul, dan jalur yang harus diikuti untuk setiap kondisi. Bagian menuju ke (“Go to”) memuat referensi penghubung (simbol penghubung) atau garis aliran tunggal yang keluar ke simbol lain.Tabel keputusan menggambarkan tabulasi dari proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan tetapi lebih kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKA (if-then) dan tampak sebagai matriks dua dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area: penghentian kondisi, entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan. Kondisi-kondisi dibuat dalam daftar horizontal dalam baris-baris horizontal dalam area perhentian kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi 2... Dan kondisi N, MAKA Kegiatan 1 dan Kegiatan 2, Kegiatan N.” Aturan-aturan dinomori secara horizontal di bagian atas tabel dan menggamarkan kombinasi logis entri kondisi dan entri kegiatan yang mendukung proses keputusan. Terdapat satu baris vertikal untuk setiap kombinasi.

b. Metode-Metode Matriks
Tabel keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan peyajian dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem karena merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume data yang besar. “Kertas kerja” atau “spreadsheet” yang digunakan sistem akuntansi untuk menghitung dan mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk membantu proses penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik matriks. Ciri-ciri analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar entri-entri baris dalam beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap kombinasi baris/kolom telah dianalisis dan didokumentasikan secara jelas.
Dalam matriks pengendalian aplikasi, entri baris adalah pengendalian data entri kolom adalah kegiatan pemrosesan. Teknik ini dapat digunakan secara sistematis untuk mengevaluasi pengendalian intern dalam sistem aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, entri baris adalah elemen-elemen data, dan entri kolom adalah formulir atau laporan. Analisis dapat diarahkan langsung pada eliminasi data yang tidak berguna dalam suatu formulir atau data dalam laporan.